El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) instruyó al Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) informar sobre los acuerdos celebrados con Deutsche Post durante 2004, y sus modificaciones.
Al presentar el recurso de revisión ante el Pleno, la comisionada Ximena Puente de la Mora destacó la importancia de una gestión documental adecuada, que contribuya a garantizar la transparencia y la rendición de cuentas.
“El ejercicio del derecho de acceso a la información no se encuentra efectivamente garantizado, si los archivos no están organizados apropiadamente. La transparencia exige eficacia en la gestión documental”, expuso.
Lo anterior, luego de que un particular se inconformó ante la respuesta de SEPOMEX quien manifestó la inexistencia de los acuerdos celebrados con Deutsche Post, durante el año 2004, así como sus modificaciones.
En alegatos, el sujeto obligado refirió que al turnar la búsqueda a las unidades administrativas correspondientes se localizó una versión pública del acuerdo de servicio celebrado entre el SEPOMEX y Deutsche Post el 29 de septiembre de 2004.
En este contexto, el recurso presentado por la comisionada Puente de la Mora, subraya el papel de la archivística enfocada al acceso de la información, tema en el cual, la aprobación de la Ley General de Archivos resulta un factor determinante para avanzar a una nueva etapa de transparencia y rendición de cuentas.
“Los archivos y la gestión documental son elementos relevantes y prioritarios para garantizar el derecho de acceso a la información y son insumos fundamentales para generar de conocimiento y la toma de decisiones, la base, sin duda alguna, para la transparencia y la rendición de cuentas”, afirmó.
Cabe señalar que del análisis de la ponencia se desprende que la versión del acuerdo que SEPOMEX proporcionó al particular no es el documento fuente, sino una versión testada con fundamento en el artículo 14, fracción II de la abrogada Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Además, el estudio realizado determina que el procedimiento de búsqueda de SEPOMEX no fue el adecuado, pues inicialmente manifestó la inexistencia del documento y, en una búsqueda posterior, advirtió la existencia de un acuerdo de servicios celebrado con Deutsche Post, el 29 de septiembre de 2004.
“El sujeto obligado no se apegó a los principios de congruencia y exhaustividad que en materia de transparencia y acceso a la información se traduce en las respuestas que emitan los sujetos obligados, deben guardar una relación lógica con lo solicitado y atender de manera puntual, expresa y categórica los contenidos de información requeridos por los particulares”, apuntó Puente de la Mora.
Por lo anterior, el Pleno revocó la respuesta del SEPOMEX y le instruyó realizar una búsqueda exhaustiva en todas las unidades competentes, para localizar la totalidad de los acuerdos celebrados con el “Deutsche Post” durante el 2004, todas sus modificaciones y la versión íntegra del acuerdo del servicio celebrado el 29 de septiembre de 2004, a fin de hacer de conocimiento del particular la información.
En relación a la versión íntegra del acuerdo, Puente de la Mora acotó de resultar inexistente el sujeto obligado deberá ordenar, en la medida de lo posible, que se reponga o, en su caso, acreditar la imposibilidad de generación del documento, para informar al solicitante las razones por las cuales en el caso particular no se encuentra con dicho documento.
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