La gestión del tiempo y los emprendedores

Hay tareas importantes, pero no urgentes, que a veces se tiende a dejar para un día que nunca llega.

Para todas las personas la gestión de recursos escasos, como el tiempo, es fundamental. Yo considero que para los empresarios que van iniciando su negocio esta gestión es aún más importante, ya que por lo general inician con pocos recursos financieros y necesitan utilizar el tiempo como principal recurso. Los problemas en la gestión del tiempo tienen diferentes raíces y consecuentemente, diferentes soluciones.
Uno de los problemas más comunes es tratar todas las actividades y demandas de tiempo de la misma manera, e irlas haciendo conforme van apareciendo. Establecer prioridades es fundamental para un empresario que se encuentra en un huracán de solicitudes por parte de clientes y proveedores, entre otros.
Siempre habrá actividades que son urgentes e importantes, y que por lo tanto requieren atención inmediata. También hay otras que son importantes, pero no urgentes, y estas veo que a veces se tiende a dejar para un día que nunca llega. Son actividades como planeación estratégica, establecimiento de nuevas alianzas, desarrollo del equipo de trabajo, y el propio desarrollo personal del emprendedor.
En general, el tiempo que se debería dedicar a esta segunda categoría se pierde en actividades que son urgentes, pero no tan importantes. Aquellas juntas interminables o comités que agregan poco valor, pero a las que uno ya tiene la costumbre de asistir, nunca cuestionando si ésta es la mejor manera de invertir este tiempo.
También puede existir un problema de manejo de expectativas en relación a qué se puede lograr en un determinado espacio de tiempo. Los emprendedores tienen un sesgo optimista que implica sobreestimar la posibilidad de eventos positivos y de los beneficios de una tarea, y de subestimar la duración de las mismas.
No es raro encontrar a un emprendedor que de manera consistente tiene que utilizar tiempo personal para terminar un proyecto de la empresa. Por supuesto, pueden existir situaciones extraordinarias, el punto aquí es que si esto pasa de manera “frecuente”, entonces hay un problema de gestión de tiempo que a largo plazo puede afectar la salud y las relaciones personales del empresario.
Éstas son sólo dos dimensiones que pueden generar problemas en la gestión del tiempo. También se podría mencionar la falta de definición de roles, el tiempo que se pierde en no confiar en los demás, problemas de organización, rutina o autodisciplina. Felizmente, ya existen muchas herramientas que pueden apoyar al emprendedor a invertir de manera más eficiente su recurso más escaso: el tiempo.