Los archivos de las diferentes instituciones y dependencias se encuentran saturados, por lo cual las autoridades anuncian que habrá una depuración de documentos; aunque prometen no destruir papeles, sin antes valorarlos, a fin de no afectar el patrimonio histórico del Estado de México y garantizar que sean útiles mientras se les requiera.
El gobierno estatal emitió los lineamientos para la conservación y baja de documentos y son de observancia obligatoria para las unidades administrativas y archivos de los poderes del Estado de México y municipios, los tribunales administrativos y los organismos auxiliares y entidades de carácter estatal y municipal.
De acuerdo con ellos, los papeles que se guarden deberán tener garantizada su integridad física y en los archivos electrónicos tendrían que garantizar su validez, autenticidad y confidencialidad; así como crear un registro de todos los documentos que existen y de los que hayan sido dados de baja. En caso de destruirlos, deberán ser triturados.
Según el documento donde se emitieron los lineamientos, publicado en Gaceta de Gobierno, la sobreproducción documental es uno de los principales desafíos al que se enfrentan los archivos para cumplir cabalmente con su función, pues la acumulación de grandes volúmenes de documentos requiere recursos extraordinarios para su almacenamiento y conservación.
Además, justifican los lineamientos, también se requiere personal con las competencias específicas para su organización y administración, la planeación y aplicación de un proceso de valoración, selección y baja sistemática, orientado a reunir el máximo de información en un mínimo de documentos, y a establecer los tiempos en que deben conservarse temporalmente para fines administrativos, y de manera permanente por el valor histórico de su información.
"La valoración, selección y baja de documentos debe realizarse considerando su valor primario y secundario, la frecuencia de su uso, el espacio destinado para su conservación, su antigüedad y, principalmente, mediante la formulación de un programa de gestión de documentos en el que toda acción relacionada con la disposición documental sólo tenga lugar si se garantiza que los expedientes y series de trámite concluido ya no se requieren para fines administrativos, como garantes de un derecho, como medio de prueba o para la investigación", precisan los lineamientos.(S)
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