En España los trabajadores pierden un 50% de sus horas más productivas en reuniones, revisando hilos de correos, con interrupciones innecesarias y haciendo un seguimiento de la información, según un estudio realizado por Microsoft. La apuesta de esta compañía para que disminuya el tiempo perdido se llama Fluid Framework. Se trata de una tecnología que facilita el trabajo en equipo en tiempo real y acaba con las barreras entre diferentes aplicaciones. Estará disponible para los clientes empresariales de Microsoft 365 en los próximos meses.
Miguel Ángel Cervera, director de modern workplace y ciberseguridad de Microsoft en España, pone como ejemplo el siguiente escenario: un equipo comercial tiene que trabajar sobre diferentes documentos como pueden ser hojas de Excel, presentaciones de PowerPoint u hojas de producto en Word. Además, para lograr la máxima operatividad todos los miembros del equipo tienen que ser capaces de trabajar sobre todos los documentos de forma colaborativa y en tiempo real, sin importar dónde están o si utilizan un portátil o un smartphone.
Fluid Framework evita que los miembros del equipo tengan que abrir sus archivos de forma independiente en Word, Excel o PowerPoint. En su lugar, trabajarían con un documento único e inteligente que cada uno de ellos puede ir actualizando en tiempo real. En el caso de utilizarlo en el servicio de correo electrónico Outlook.com, los trabajadores podrían actualizar los correos y su contenido en cualquier momento. “Por ejemplo, un informe de ventas que siempre está vivo y recoge los cambios a medida que se producen”, explica Cervera.
En una demostración publicada por la compañía en Youtube, se pueden ver varias similitudes de Fluid Framework con Google Docs. Cuando una persona escribe en un documento, el texto aparece también en el monitor de otros tres usuarios con acceso al mismo. “La colaboración se siente inmersiva, natural y fluida. Mi compañera está escribiendo en una máquina detrás del escenario, pero su sesión está pasando por un centro de datos en el centro de Estados Unidos”, dice Mike Morton, gerente de programa de Microsoft. La compañía presume de la baja latencia (tiempo de espera entre que realizas una acción y se ejecuta). En la demo a primera vista es difícil saber cuál de los cuatro documentos es el que está siendo editado.
Fluid Framework incorpora funciones basadas en inteligencia artificial. En una pantalla aparecen abiertos nueve archivos diferentes. Morton escribe en uno de ellos la siguiente oración: “Este texto está siendo traducido a ocho idiomas”. De forma simultánea, esta frase aparece traducida en una lengua diferente en cada documento. La inteligencia artificial también facilita la búsqueda de contenidos y puede sugerir ediciones o realizar comprobaciones sobre la conformidad de los documentos.
Los usuarios pueden integrar tablas, gráficos, documentos, listas de tarea o los datos provenientes de diferentes aplicaciones en un mismo documento gracias a unos módulos o bloques de construcción llamados Fluid Components. “Se trata de dejar de utilizar estructuras de datos estáticas y reemplazarlas por elementos dinámicos. Dichas piezas o Fluid Components se conectan a través de una sincronización de baja latencia, para habilitar la colaboración instantánea y en tiempo real”, explica Cervera.
Aún habrá que esperar para ver hasta qué punto puede cambiar esta tecnología el día a día de las compañías. Los documentos y correos electrónicos colaborativos pueden resultar especialmente útiles, por ejemplo, en un contexto de teletrabajo. Fluid Framework está diseñado para “desdibujar barreras como la distancia o los dispositivos empleados por cada uno de los profesionales de una organización a lo largo del día”. “Es para todo aquel que necesite colaborar con la máxima eficiencia, olvidándose de los silos y la complejidad que supone contar con información y datos fragmentados a lo largo de diferentes documentos o fuentes”, concluye.
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